Zavedení modelu CAF na MěÚ Blansko: Rada města schválila Akční plán zlepšování

Město Blansko uspělo v roce 2010 na základě výzvy Ministerstva vnitra č. 53 v rámci operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost se svým grantovým projektem nazvaným „Zavedení modelu CAF pro obec s rozšířenou působností Blansko“ a získalo na jeho realizaci částku v celkové výši 424.138,61 Kč. Tato částka tvoří 85 % nákladů projektu. Zbývajících 15 % v průběhu let 2010–2012 zajistí město Blansko ze svého rozpočtu.

Cílem tohoto projektu, který v Blansku běží od září 2010 až do konce října 2012, je implementovat model CAF – Společný hodnotící rámec pro obec s rozšířenou působností Blansko. Jeho podstatou je hodnocení řízení výkonnosti organizace s cílem umožnit její postupné zlepšování. Aplikací modelu CAF byly nejprve zmapovány procesy vykonávané MěÚ Blansko s následnou snahou dosáhnout zvýšení kvality jejich řízení a výstupů směrem k veřejnosti i ostatním partnerům.

Třináctičlenný CAF tým, ustavený z řad zaměstnanců města proškolených v uplatňování této metody, provedl v průběhu listopadu 2010–února 2011 ve spolupráci s externím hodnotitelem tzv. sebehodnocení úřadu podle devíti kritérií stanovených modelem CAF a to na základě jasně ověřitelných důkazů. Nahlížel na činnost organizace (tj. MěÚ Blansko) z několika úhlů současně, na základě jednotného přístupu při analýze výkonnosti úřadu. Hledal přitom jak klíčové silné stránky, tak i příležitosti ke zlepšování.

K silným stránkám MěÚ Blansko na základě této analýzy mimo jiné patří:

• dlouhodobě kvalitní výsledky finančních kontrol a auditů
• trvalá snaha zastupitelů o hledání politického konsensu napříč stranickým spektrem při řešení zásadních otázek rozvoje města a fungování úřadu
• bezproblémové zajištění výkonu státní správy i při častých legislativních změnách
• dodržování stanovených lhůt ve správním řízení
• vysoká úroveň podpory věnovaná sociálně znevýhodněným občanům
• ochrana životního prostředí je jednou z priorit organizace
• přes narůstající agendu se postupně snižuje počet zaměstnanců
• sestupná tendence v počtu oprávněných stížností na zaměstnance
• vypracovaný systém podpory aktivit občanů, jejich sdružení apod. formou dotací a příspěvků
• otevřenost vůči podnětům veřejnosti, využívání široké škály informačních kanálů
• dobrá úroveň komunikační sítě

Existuje však také celá řada příležitostí pro zlepšení:

• MěÚ Blansko nemá doposud jasně formulovanou svou vizi ve strategických dokumentech
• pravidelná aktualizace strategických dokumentů, zejména strategického plánu rozvoje města
• zapracování strategie rozvoje městského úřadu do strategického plánu města
• realizace průzkumů spokojenosti veřejnosti, dotazníkových šetření a jejich vyhodnocení – vypracování metodiky měření spokojenosti zákazníků úřadu
• provádění anket mezi zaměstnanci
• více „úsměvu“ při komunikaci s občanem, posilování osobní odpovědnosti zaměstnanců za celkový obraz organizace
• postupné další rozšíření vyvolávacích systémů na úřadě s cílem zkracovat čekací dobu
• intenzivnější využití dotačních programů pro získání finančních prostředků na uplatnění plánovaných změn
• plánování cash flow v jednotlivých letech a měsících
• zavedení systému pro sběr a vyhodnocení požadavků v oblasti informatiky (helpdesk)
• další rozvoj informačních technologií, prohlubování znalostí zaměstnanců
• rozšíření metod benchlearningu (učení se na pozitivním nebo i negativním příkladu jiných)
• snižování energetické náročnosti provozu budov, průběžné zlepšování vybavení úřadu
• trvalé snižování provozních nákladů úřadu
• vylepšení bezbariérového přístupu budovy nám. Svobody 3
• vytvoření nového grafického zpracování internetových stránek města

Na základě šetření CAF týmu byla radě města na její 10. zasedání dne 3. 5. 2011 předložena tzv. Sebehodnotící zpráva a také první Akční plán zlepšování, tj. návrhy na realizaci opatření vycházejících právě z příležitostí pro zlepšení činnosti úřadu. Radou schválený akční plán zahrnující úkoly zaměřené jak do vnitřní struktury úřadu, tak vůči vnějším partnerům, bude na MěÚ naplňován od května 2011 do konce března 2012. 

Objevují se v něm některé z výše uvedených bodů, jako jsou četnější průzkumy názorů a spokojenosti veřejnosti nebo využití metod benchlearningu, ale také např. vytvoření pozice manažera kvality, který bude koordinovat naplňování akčního plánu na úřadě a další aktivity sloužící k soustavnému zvyšování kvality na MěÚ Blansko. Do této pozice byla od května 2011 ustavena stávající interní auditorka úřadu, takže vytvořením této pozice zároveň nedošlo k navýšení funkčních míst.

Mgr. Jiří Kučera